Como Fazer Email Profissional: Passos Compreensíveis para Aumentar Seu Sucesso

Crie E-mails Profissionais: Dicas e Truques Fáceis para Impulsionar Seu Negócio

Introdução

Nós somos muito conectados e vinculados através da tecnologia, seja por smartphones, tablets ou ações realizadas em nosso computador. Todas estas ferramentas nos permitem serem alcançáveis sempre que houver a necessidade de uma atividade envolvendo o uso de tela e internet.

Algumas dessas atividades podem estar diretamente relacionadas com nossa vida profissional, e isso requer um trabalho eficiente e aprofundado para ter a comunicação com os demais profissionais bem realizada.

Entre todos esses métodos de comunicação digital, existe uma ferramenta que se tornou quase indispensável no meio empresarial e pessoal: o email. É por esse motivo que hoje vamos nos dedicar ao assunto Como Fazer Email Profissional - Passos Compreensíveis para Aumentar Seu Sucesso.

1. Crie uma Assinatura e-mail Profissional

Assinar o e-mail não significa colocar apenas seu nome. Muitas pessoas se equivocam e acabam perdeando o efeito profissional dessa comunicação, assim faltando muito na estratégia de e-mail de contato empresarial.

Crie uma assinatura de e-mail que contenha o nome próprio, sobrenome (apenas o último, não todo o nome completo), o cargo ou função no empresa onde trabalha, além do telefone fixo e celular (se possível e considerando o acordo com a política de comunicação interna da empresa). É interessante acrescentar também o endereço do LinkedIn pessoal ou do perfil do recrutador na empresa.

Por exemplo, o assunto da mensagem seria "Cláudio César • Recrutador" e após, em linha baixa e com as condizentes cores, “Recrutador - Cláudio César | Cel.: (48) 9-3675-2806 | Telefone Fixo: (11) 2345-9634”. É importante que o email de contato empresarial seja bem organizado, já que, além de proporcionar maior visibilidade sobre a função exercida na empresa, auxilia também na automatização das assinaturas de emails.

2. Escolha um nome de usuário e forneça email

Algumas pessoas optam por escolher nomes de usuário baseados em humor, situação ou algo que faça sentido para eles no momento em que cria. No mundo corporativo isso não pode ser considerado profissional, pois nem sempre vai acontecer com um e-mail empresarial sendo direcionado a pessoas que têm o mesmo sentido de humor do autor.

Mantenha seu nome no domínio público ou utilize alguma característica física (seus nomes, iniciais). Em caso de estar na empresa há muitos anos, utilizar o domínio da empresa com sua posição, por exemplo, [nome_sobrenome@empresayours.com.br] . Se estiver em busca de emprego é importante utilizá-lo apenas no LinkedIn e, nos outros canais, colocar o endereço do correio eletrônico da sua conta profissional em uma assinatura bem conceituada, já mencionado anteriormente.

3. Utilize um sistema de e-mail mais seguro e fiable

Ao escolher qual e-mail utilizar na hora de estabelecer relacionamento empresarial é importante levar em consideração o número de acessos permitidos. A criação e envio de emails com mais destinações garante maior aproveitamento do tempo que será investido na atividade.

Neste ponto, vale lembrar as principais vantagens do G-Suite, um pacote de soluções de cloud computing da Google, voltado principalmente para empresas, por oferecer a criação e utilização gratuita, por mais de um ano, com destino limitado.

Uma outra opção seria utilizar o Office365 que possui pacotes também gratuitos durante um determinado período e ainda disponibiliza uma versão gratuita do Microsoft Teams com até dez usuários no período do teste. Com ele, os funcionários teriam acesso ao Outlook onde eles poderiam criar e enviar emails de forma organizada sem precisar se preocupar com a segurança e espaço de armazenamento.

4. Reduza o número de pessoas adicionadas nas reuniões

No mundo dos emails empresariais, não é mais questão de se adicionar uma série de colaboradores em uma única conversa no Microsoft Outlook e nos outros sistemas que oferecem esse recurso de contato automático. No entanto, isto não deve ser o objetivo das pessoas em seu email corporativo.

De fato, deve-se ter um enfoque estratégico de comunicar os membros diretos e a função de cada um deles na conversa para que eles tenham um papel e um feedback claro. Não se esqueça também da necessidade de manter os emails profissionais do empregado. Se ele fizer alguma coisa não de acordo com a função que você tem como empresário, seria melhor cair no engano de se preocupar em manter as coisas privadas e trazer os empregados diretos em todos os momentos do contato.

5. Escolha uma assinatura que transmite qualidade

Toda a estratégia de e-mail de contato pode ficar bem confusa se não forem observadas as seguintes etapas que ajudarão na construção de uma identidade clara para o recipiente.

Escolha um nome de usuário que esteja relacionado com o setor ou posição que você está trabalhando, isso aumenta sua visibilidade em empresas com grandes volume de contatos. Escreva uma assinatura concisa e fácil de entender, além disso, use um ponto e vírgula ao final das informações e faça as duas primeiras letras maiúsculas para cada palavra composta por múltiplas sílabas.

Em conclusão

O e-mail corporativo vem acompanhando o mundo dos negócios desde seus primórdios, e apesar da estatística ser algo que ajudou em muitos aspectos no contato entre profissionais, ele vem se mostrando pouco apropriado para a hora certa e o tempo certo.

Mantenha seu endereço de email privado separado do trabalho e não misture o tema da conversa corporativa e a estratégia de comunicar os demais colaboradores internamente e em reuniões, que deve ser enviada diretamente para eles. No entanto, lembre-se de que um bom email profissional vem ao longo do tempo e o objetivo é alcançar sua marca de eficácia com os outros membros que podem se interessar pelo seu endereço de contato e o papel no empreendimento da empresa.


Aprenda como criar e-mails profissionais com dicas e truques facilitadores. Melhore sua comunicação e impulsione seu negócio com nosso tutorial simples.
Referências: e-mail, e-mail profissional, comunicação, negócio, tutoriais, tutorial simples,

Tutoriais

Tutoriais simples, diretos e altamente pesquisados no Google sobre como fazer, consertar, configurar, entender e resolver problemas do dia a dia — cobrindo casa, tecnologia, saúde, culinária e organização.